Gestão de Frotas - Rent a Car     A quem se destina Esta aplicação destina-se a todas as empresas de Rent a Car. Trata-se de um tipo de mercado com necessidades específicas no que respeita à gestão do seu parque automóvel, ao processamento dos contratos com os seus clientes, ao tipo de mapas a produzir, ao tratamento da devolução das viaturas e à própria facturação dos serviços prestados. Pensado e desenhado para tomar em consideração as características especiais deste sector, o programa de Rent a Car GESTWARE é a resposta adequada aos empresários deste ramo de actividade que procuram uma gestão eficiente dos seus contratos.     Linhas Gerais da Aplicação Todas as funcionalidades da aplicação de Gestão de Frotas.   Gestão de Contratos de Aluguer de Viaturas. Esta opção é o núcleo essencial do programa de Rent a Car, gerindo a carteira de contratos celebrados e controlando a sua situação a cada momento, ao mesmo tempo que produz a cadeia documental apropriada a cada acto, seja ele o da Entrega, seja o da Devolução da viatura com a correspondente Facturação.   Integração com a Gestão de Vendas GESTWARE.   Configuração de diversas variáveis a sugerir por defeito ao utilizador ao abrir novos contratos e ao processar as devoluções de viaturas (Locais de Entrega, Devolução e Facturação, Unidade de Facturação, Tipo de Seguro, Valor da Franquia, etc.).   Definição de um conjunto de Tabelas destinadas a automatizar o preenchimento dos Contratos de Entrega e das Devoluções de Viaturas e a respectiva Facturação.     Contrato de Aluguer Esta opção efectua a gestão da carteira de Contratos de Aluguer de Viaturas. Cada contrato é numerado automaticamente e possibilita o preenchimento de diversos itens, nomeadamente: Dados do Contrato (Apólice, N.º do Processo, identificação do Funcionário e do Cliente).   Dados relativos ao Condutor (obtidos automaticamente a partir da tabela de Condutores).   Dados relativos ao Condutor Adicional (obtidos automaticamente a partir da tabela de Condutores).   Dados relativos à Viatura, bem como a definição dos locais e datas de entrega e de devolução.   Dados para a Factura (Unidade de Facturação e respectivo preço unitário, Tipo de Seguro e Franquia).   Observações e informações relativas ao Voucher, Requisição e Agente   A introdução de cada novo contrato pode ser acompanhada da sua impressão automática no momento da gravação. Cada contrato pode ser livremente modificável enquanto não for efectuada a respectiva Devolução, após o que o operador poderá apenas visualizá-lo ou apagá-lo.     Devolução e Facturação Partindo do N.º de Contrato que lhe está na origem, o funcionário terá imediatamente acesso a todos os dados processados no acto da Entrega da viatura. Para activar a Devolução e produzir a correspondente Factura, bastará então preencher os valores em falta na rubrica Devolução (nomeadamente o Local e a Data onde esta teve lugar) e na pasta Facturação, onde deverá indicar os valores das seguintes categorias de despesas: N.º de Unidades (de Quilómetros, Dias, Semanas, etc., consoante a Unidade de Facturação previamente determinada). Este valor será multiplicado pelo Preço Unitário para determinar o primeiro Subtotal da Factura.   N.º de Dias de Seguro, que deverão corresponder à diferença entre a data de devolução e a de entrega da viatura. Esta quantidade será multiplicada pelo preço/dia do Tipo de Seguro associado.   Despesas diversas (Dias Extra, Débitos Adicionais, Custos de Entrega e de Recolha, Valor dos Danos causados na viatura e do combustível a debitar).   A introdução de cada nova devolução pode ser acompanhada da sua impressão automática e da correspondente Factura, a qual será gravada na tabela de Documentos da Gestão de Vendas GESTWARE.     Planificação da Frota de Viaturas Definição de vários Estados possíveis para as Viaturas : Manutenção, Limpeza, Serviço, Emprestada (interno), Emprestada (externo), Reservada, etc   Plano Mensal detalhado de todas as Frotas de Viaturas   Filtros por Frota, Matrícula, Marca, Modelo, Combustível, Categoria, Grupo Classe, Grupo Descrição   Consulta, Criação e Manutenção dos Estados da Viatura no mês corrente e/ou nos meses anteriores e/ou seguintes   Atribuição de Estados a intervalos de datas distintos Associação de Funcionário, Cliente, Condutor, Fornecedor e Observações ao Estado da Viatura Impressão do Plano Mensal e Impressão por data dos Estados associados a Frota de Viaturas Integração com a elaboração de novos contratos de entrega de Rent-a-Car     Parametrizações a definir pelo utilizador Tabela de Funcionários da empresa (código, nome e dados pessoais de cada funcionário).   Tabela de Condutores ( Identificação, Morada actual, Morada temporária, Carta de Condução, BI/Passaporte ).   Categoria das Viaturas ( Ligeiros, Mercadorias, ... ).   Tipos de Seguro ( PAI – Assistência Pessoal, TP – Protecção de Furto, CDW – Dispensa de Indemnização, ... ).   Locais de Entrega e Devolução ( Porto, Lisboa, Aveiro, ... ).   Unidades de Facturação ( Km, Dias, Mês, ... ).   Tabela de Preços por Categoria / Unidade de Facturação.     Mapas de Exploração da Gestão de Viaturas – Rent a Car Listagem de Contratos em Aberto, discriminando todos os contratos ainda não objectos de devolução numa determinada data.   Listagem de Contratos em Situação Irregular, abarcando todos os contratos relativos a viaturas que, numa determinada data, já deveriam ter sido devolvidas.   Listagem de Contratos Fechados, seleccionados a partir de um intervalo de datas e ordenados por diferentes critérios (numero do contrato, data da entrega ou data da devolução). Este mapa contém todos os dados exigidos pela Polícia Judiciária no que respeita à listagem de contratos de Rent a Car celebrados num determinado período e engloba todos os contratos cuja viatura já foi devolvida no período considerado.   Diário de Saídas, listando os contratos celebrados num determinado dia.   Diário de Devoluções, englobando os contratos cuja viatura foi devolvida num determinado dia.     Outras Características Disponível em Windows 7, Vista e XP ou Windows 2008 R2, 2008, 2003 e 2000 Server.   Internacional - Capacidade de tradução para qualquer língua pelo próprio utilizador.   Multiutilizador e Multiempresa.   Protecção por Sigla e Senha de entrada, exclusivas de cada utilizador autorizado.   Possibilidade de acesso a qualquer opção do programa através do teclado.   Mapas e listagens configuráveis pelo utilizador, recorrendo a um editor visual apropriado.   Ajuda em linha e Manual completo das aplicações em formato Microsoft HTML Help.   Visualização de qualquer tabela associada a uma opção do programa, através da tecla F9, do duplo click do rato ou de um botão de consulta.   Exportação dos dados da aplicação para as principais Folhas de Cálculo, Bases de Dados e Processadores de Texto disponíveis no ambiente Windows.   Interface amigável com o utilizador, uniforme em todo o sistema GESTWARE, possibilitando uma rápida aprendizagem da aplicação.   Sistema standard de Menus e manuseamento de dados, compatível com a norma da programação em Windows.   Modular - Cada aplicação pode ser adquirida isoladamente, sendo imediatamente activadas as capacidades de integração, logo que outro módulo a ela se junte.