GESTWARE Frotas - Rent a Car

A quem se destina

• Esta aplicação destina-se a todas as empresas de Rent a Car. Trata-se de um tipo de mercado com necessidades específicas no que respeita à gestão do seu parque automóvel, ao processamento dos contratos com os seus clientes, ao tipo de mapas a produzir, ao tratamento da devolução das viaturas e à própria facturação dos serviços prestados. Pensado e desenhado para tomar em consideração as características especiais deste sector, o programa de Rent a Car GESTWARE é a resposta adequada aos empresários deste ramo de actividade que procuram uma gestão eficiente dos seus contratos.

Linhas Gerais da Aplicação

• Todas as funcionalidades da aplicação de GESTWARE Frotas.
• Gestão de Contratos de Aluguer de Viaturas. Esta opção é o núcleo essencial do programa de Rent a Car, gerindo a carteira de contratos celebrados e controlando a sua situação a cada momento, ao mesmo tempo que produz a cadeia documental apropriada a cada acto, seja ele o da Entrega, seja o da Devolução da viatura com a correspondente Facturação.
• Integração com a GESTWARE Vendas GESTWARE.
• Configuração de diversas variáveis a sugerir por defeito ao utilizador ao abrir novos contratos e ao processar as devoluções de viaturas (Locais de Entrega, Devolução e Facturação, Unidade de Facturação, Tipo de Seguro, Valor da Franquia, etc.).
• Definição de um conjunto de Tabelas destinadas a automatizar o preenchimento dos Contratos de Entrega e das Devoluções de Viaturas e a respectiva Facturação.

Contrato de Aluguer

Esta opção efectua a gestão da carteira de Contratos de Aluguer de Viaturas. Cada contrato é numerado automaticamente e possibilita o preenchimento de diversos itens, nomeadamente:

• Dados do Contrato (Apólice, Nº do Processo, identificação do Funcionário e do Cliente).
• Dados relativos ao Condutor (obtidos automaticamente a partir da tabela de Condutores).
• Dados relativos ao Condutor Adicional (obtidos automaticamente a partir da tabela de Condutores).
• Dados relativos à  Viatura, bem como a definição dos locais e datas de entrega e de devolução.
• Dados para a Factura (Unidade de Facturação e respectivo preço unitário, Tipo de Seguro e Franquia).
• Observações e informações relativas ao Voucher, Requisição e Agente

A introdução de cada novo contrato pode ser acompanhada da sua impressão automática no momento da gravação. Cada contrato pode ser livremente modificável enquanto não for efectuada a respectiva Devolução, após o que o operador poderá apenas visualizá-lo ou apagá-lo.

Devolução e Facturação

Partindo do Nº de Contrato que lhe está na origem, o funcionário terá imediatamente acesso a todos os dados processados no acto da Entrega da viatura. Para activar a Devolução e produzir a correspondente Factura, bastará então preencher os valores em falta na rubrica Devolução (nomeadamente o Local e a Data onde esta teve lugar) e na pasta Facturação, onde deverá indicar os valores das seguintes categorias de despesas:

• Nº de Unidades (de Quilómetros, Dias, Semanas, etc., consoante a Unidade de Facturação previamente determinada). Este valor será multiplicado pelo Preço Unitário para determinar o primeiro Subtotal da Factura.
• Nº de Dias de Seguro, que deverão corresponder à diferença entre a data de devolução e a de entrega da viatura. Esta quantidade será multiplicada pelo preço/dia do Tipo de Seguro associado.
• Despesas diversas (Dias Extra, Débitos Adicionais, Custos de Entrega e de Recolha, Valor dos Danos causados na viatura e do combustível a debitar).

A introdução de cada nova devolução pode ser acompanhada da sua impressão automática e da correspondente Factura, a qual será gravada na tabela de Documentos da Gestão de Vendas GESTWARE.

Parametrizações a definir pelo utilizador

• Tabela de Funcionários da empresa (código, nome e dados pessoais de cada funcionário).
• Tabela de Condutores ( Identificação, Morada actual, Morada temporária, Carta de Condução, BI/Passaporte ).
• Categoria das Viaturas ( Ligeiros, Mercadorias, ... ).
• Tipos de Seguro ( PAI - Assistência Pessoal, TP - Protecção de Furto, CDW - Dispensa de Indemnização, ... ).
• Locais de Entrega e Devolução ( Porto, Lisboa, Aveiro, ... ).
• Unidades de Facturação ( Km, Dias, Mês, ... ).
• Tabela de Preços por Categoria / Unidade de Facturação.

Mapas de Exploração da Gestão de Viaturas - Rent a Car

• Listagem de Contratos em Aberto, discriminando todos os contratos ainda não objectos de devolução numa determinada data.
• Listagem de Contratos em Situação Irregular, abarcando todos os contratos relativos a viaturas que, numa determinada data, já deveriam ter sido devolvidas.
• Listagem de Contratos Fechados, seleccionados a partir de um intervalo de datas e ordenados por diferentes critérios (número do contrato, data da entrega ou data da devolução). Este mapa contém todos os dados exigidos pela Polícia Judiciária no que respeita à listagem de contratos de Rent a Car celebrados num determinado período e engloba todos os contratos cuja viatura já foi devolvida no período considerado.
• Diário de Saídas, listando os contratos celebrados num determinado dia.
• Diário de Devoluções, englobando os contratos cuja viatura foi devolvida num determinado dia.

Outras Características

• Disponível em Windows 7, Vista e XP ou Windows 2008 R2, 2008, 2003 e 2000 Server.
• Internacional - Capacidade de tradução para qualquer língua pelo próprio utilizador.
• Multiutilizador e Multiempresa.
• Protecção por Sigla e Senha de entrada, exclusivas de cada utilizador autorizado.
• Possibilidade de acesso a qualquer opção do programa através do teclado.
• Mapas e listagens configuráveis pelo utilizador, recorrendo a um editor visual apropriado.
• Ajuda em linha e Manual completo das aplicações em formato Microsoft HTML Help.
• Visualização de qualquer tabela associada a uma opção do programa, através da tecla F9, do duplo click do rato ou de um botão de consulta.
• Exportação dos dados da aplicação para as principais Folhas de Cálculo, Bases de Dados e Processadores de Texto disponíveis no ambiente Windows.
• Interface amigável com o utilizador, uniforme em todo o sistema GESTWARE, possibilitando uma rápida aprendizagem da aplicação.
• Sistema standard de Menus e manuseamento de dados, compatível com a norma da programação em Windows.
• Modular - Cada aplicação pode ser adquirida isoladamente, sendo imediatamente activadas as capacidades de integração, logo que outro módulo a ela se junte.

Topo

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